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如何用RPA简单快速的打造一个自动化优先的组织?

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

基于RPA的自动化优先,正在成为广大组织的主流管理思维

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

如何用RPA简单快速的打造一个自动化优先的组织?


文/王吉伟

在IT运维项目中,组织经常会遇到先标准化还是先自动化的问题。

如果先实施标准化,就不能在第一时间实现降本增效,且无法将运维人员从底层的重复工作中解放出来专注业务服务。而如果没有标准化作为基座,自动化运维就可能陷入零散、手动、混乱的业务常态。

这个问题的争议经常在组织中往复循环,项目也会在争议中进行,但ROI多不如人意。这个IT运维管理的常态问题,即便上升到管理层面,也不能很好地解决。当然,这种情况大多存在于大中型组织中,更多小企业甚至不需要IT运维。

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

但随着我们进入自动化优先时代,再来看先标准化还是先自动化的问题,背后的逻辑就转变成了传统管理思维与自动化优先思维的冲突。

传统的管理思维中,IT运维必然是自上而下的,不然自动化的实施难度也不会那么大,以致于影响项目实施。传统思维的限制性在于其框架制式,即便是近些年随新经济爆发而流行起来的“以客户为中心”的设计思维,也依然会受到一定的框架限制。

而自动化优先思维,则彻底改变了这一切。它只关注业务流行自动化本身,讲究的是能够用自动化来做的业务全都用自动化完成,并且能够兼容自上而下与自下而上同步进行。这就能让框架式的标准化与自动化并行,进而解决了成本、效率与稳定的所有难题。

自动化优先思维不只是改变了IT运维的思路,也影响了很多组织的管理思路。随着RPA将流程自动化变得更加唾手可得,自动化优先思维正在成为新兴的主流企业管理思维。

到底什么是自动化优先思维呢?它对组织管理有什么好处?本文,王吉伟频道就跟大家聊聊这些。

什么是自动化优先思维?

近两年我们看到的自动化优先思维,主要是以UiPath等RPA厂商频繁提及。事实上,早在五六年前自动化优先思维就已经被提出来,并得到了相关组织中CIO们的重视。

自动化优先思维开始流行的背景在于,RPA机器人、人工智能、数据挖掘、机器学习等技术的逐步成熟与应用,推动了业务流程自动化能够在广大中小型企业快速普及。

那到底什么是自动化优先思维呢?先来看看UiPath给它的定义。

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

自动化优先思维(automation first mindset)要求组织在设计、改进或转换工作流程时优先寻求自动化解决方案,能够用自动化解决的问题都交给自动化来解决。

这个定义过于简洁,不妨再看看国产RPA云扩Yabo亚博给它的定义。

自动为先,是指通过流程自动化的工具、平台,打造组织优先采用自动化解決方案思维模式,赋能企业以媲美颠覆者的速度,灵活应变,在数字化转型中获得“速度。

可能更多的厂商没有直接定义自动化优先思维,但从他们的推广文案与解决方案中,也能见到自动化优先思维的影子。

国内外RPA厂商积极推动自动化优先思维,一方面在于它能够影响更多组织对基于RPA的流程自动化的认知,另一方面也体现了数字化转型市场对于自动化的广泛需求。

不管是自动化优先思维还是自动为先,抑或其他的名称,不同厂商对它的命名可能略有不同,陈述的内容却是一致的。即,在组织经营中优先采用自动化方案。你也可以进一步理解为,组织在经营中能够不用人的地方尽量不用人,能够用机器人代替人力的地方尽量用软件,能够以自动化代替人工的地方尽量不用人工。

根据这个定义,具备自动化优先思维的组织,在其经营中无时无刻都在考虑自动化。对于自动化优先的组织而言,自动化等同于基础设施,所有的企业活动都要在这个基础设施上完成。因此自动化优先思维,有时也被称作自动化至上。

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

秉承自动化至上观念的企业,自动化基因会溶于企业经营的血液,存在于业务运行的每个角落。组织不只要建立COE等相应的部门来推进自动化,还要基于自动化去建立新的部门、项目及业务,并且将缺乏自动化的业务流程加以改进,最终使得组织整体运行都遵从于“自动化在前,其他在后”的运营战略。

在“自动化优先”思维之前,人们经常探讨“自动化思维”。“自动化思维”背后的理念是不仅要不断发展 IT,还要使用所有可用工具(包括 IT 应用程序开发、API、BPM 以及现在的机器人流程自动化)不断使流程自动化。

从目的性而言,自动化优先思维比自动化思维更加强调执行层面。前者希望企业在发展IT的同时,也要兼顾IT技术能够应用于流程自动化。至于企业要将流程自动化做到何种程度,还要是企业自身情况而定,不一定会有多好的效果。

而后者则是要求企业的各种经营,要建立在流程自动化的基础之上,不要实施没有自动化的项目,所有的业务必须包含自动化元素,已经到了“无自动化不运营”的程度。一个遵从“自动化优先”思维的组织,凡事皆因自动化而立。

自动化优先思维有什么好处?

对于业务流程的实施,传统的方法是从人工操作开始,将尽可能多的业务自动化,然后再看如何妥善安置人力资源与业务的妥善处理。

自动化优先的做法,则是尽可能从自动化开始,然后引入人力来完成数字劳动力无法处理的任务。

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

当代企业管理中,流行的管理方法正在从管理思维向设计思维过渡。设计思维是一种利用智慧和集成技术来改善世界的信念体系,一种能够创造性地学习和解决问题的方法论。

比如采用设计思维生产汽车的特斯拉,杜绝了传统车企将软件集成到现有汽车的思维,而是自下而上的重构了“汽车”的基本概念,充分利用软件、智能设备和互联网创造一款具有变革性的汽车产品。

设计思维突出以客户为中心,采用由外而内的方法,通过端到端的方式加强企业与客户的联系,并跟随用户的动态需求解决各种问题。但设计思维以问题导向为基础,为了解决问题往往会设定各种框架,很多时候仍旧受限于框架影响,对于结构化的IT世界没有太大的突破。

自动化优先思维,则可以完全打破既有框架,不用考虑如何设计而只关注如何将企业运营的自动化做到最佳,通过业务流程优化提高企业敏捷性,由内而外解决企业经营中遇到各种增效降本的难题。因此,自动化优先思维更加专注运营战略、流程设计和优化以及组织变革管理等更具体的业务层面。

设计思维能够将企业对用户外部感知做到最佳,但端到端并不意味着企业内部业务流程就能做到最佳,自动化优先思维则正好弥补了这个空缺。因此,设计思维+自动化优先思维双管齐下,就能让组织变革的更加彻底,效率与成本能够优化到最佳。

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

说到这里,再回头看本文开头提到“IT标准化与自动化”问题。标准化对应设计思维在内的框架式思考,实施起来是自上而下的;自动化则对应自动化优先思维(自动化思维),可以从下而上的实施。有了设计思维和自动化优先思维,IT标准化和自动化就可以同步实施。

事实上,从业务流程再造来看,企业完全可以没有设计思维,只要具备自动化优先思维,就能够实现非常好的增效降本与敏捷反应。同时,自动化优先思维下的流程自动化,也可以“自上而下”与“自下而上”同步执行。

对于企业经营而言,自动化优先思维可以让你在任何部门、任何项目的建立首先都考虑业务流程自动化。而不是先把整个业务框架搭建起来以后,再把人员都放进去。相对于传统的职能与信息系统置于塔尖的组织架构,它将人力这一重要资源放在了塔尖,增强了人力的灵活性。

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

这样就能够最大程度避免人力参与业务流程,将人力放到决策性岗位,避免了人力资源浪费。也能将业务流程自动化发挥到最佳,提高业务准确率与合规性,进而起到更好的降本增效。自动化优先避免了将简单重复的工作交给人力去做,进而提高员工愉悦指数,这对于人力资源的维稳很是重要。

从管理角度而言,自动优先思维所引导的管理方式,为组织解决业务问题、运营战略和改进目标的提供了一种全新的方法。

自动化优先思维与RPA

可以说,自动化优先思维逐步流行的背后,是自动化技术更加简单、快捷、低成本的大规模应用。再具体一点,是伴随着RPA、低代码、AI等技术成熟与大量应用而起的。

纵观整个商业发展史,自动化是任何组织在任何时候都要极致追求的。这一点,我们从企业积极引入信息化管理系统,以及制造车间里不断更新迭代的自动化技术,就能看出来。

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

以前传统的集成自动化技术,只适合大型组织去实施。因为成本、部署难度、实施周期、操作复杂度等诸多因素,往日中小企业想要实现业务流程自动化,存在着很多困难。而RPA通过云化、混合部署、机器人商城、小规模定制、一体机(开箱即用)、超融合、低代码、社区版等手段,让广大中小企业能够快速简单的应用业务流程自动化。

RPA之前的各种自动化技术,受众大多面向大型企业,并没有太多地顾及中小企业。现在的RPA,不仅面向更多的中小型组织,还通过多种产品与模式帮助他们更好地实施业务流程自动化。

一旦体验了RPA所带来的便捷,自动化基因也就会在这些企业滋生,慢慢的便会产生自动化思维,进而有机会通过自动化优先思维进行更多业务流程的变革。

反过来,RPA在广大中小企业的应用,也能促进自动化优先进一步成为企业管理的主流思维。

当所有组织在业务创新与战略决策都优先考虑自动化时,就意味着一个项目从立项之初就建立在业务流程最优化的基础之上,就能有效避免企业以后在业务流程管理方面的资源浪费,并且基于软件运行的业务流程更便于以后的精简与优化,这对于企业经营有着重要意义。

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

当然,拥有自动化优先思维的组织,不一定非要通过RPA来完成业务优化,比如通过云自动化、工作流以及各种编排平台,都可以完成流程自动化的搭建。但基于RPA进行业务路程优化,肯定会有更好的ROI。

并且,很多程序开发平台、编排平台、workflow等的解决方案,也正在积极引入RPA。尤其是现在很多RPA厂商推出的产品,都是基于超自动化架构的全生命周期RPA平台,可以帮助企业在更多场景更好地优化业务流程。

现在,很多组织都非常重视RPA,希望用RPA优化运营。几乎任何业务线比如金融、供应链、IT、人力资源、营销、法律等都能应用RPA。并且流程挖掘、文档识别等技术,正在让更多非结构化业务场景具备应用RPA的可能。

凭借更广泛的自动化应用场景与RPA更简单的部署方式,使得自动化优先思维可以成为更多组织的管理方式。

后记:如何更简单地打造自动化优先思维组织?

兴趣是学习的基础,应用则是思维的前提。想要让你的组织具备自动化优先思维,首先还得从熟悉和应用相关的工具和解决方案开始。相信看到这里,很多人都已经对RPA感兴趣了。没错,秉承着自动化优先思维而火爆的RPA,确实能够让大家快速了解并接受自动化优先思维。

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

想要具备自动化优先思维,说起来也很简单,那就是先试着使用某款RPA。也不用花钱,可以先跟某个RPA厂商联系,试用他们的企业版,一般都是一个星期左右的使用期限。

或者,可以使用他们的社区版,很多RPA厂商为了方便个人体验,都推出了社区版,比如王吉伟频道最早试用的就是来也UiBot社区版,现在还在用它来优化日常业务流程。

安装了RPA软件之后,先尝试将日常工作业务流程中那些简单、重复的的业务流程进行自动化。当你体验到RPA的好处之后,便会尝试将更多的业务流程进行自动化。

随着更多业务流程实现自动化,以后你做什么事情时,都会不由自主的先想到用RPA把自己从简单重复的流程中解放出来,这样你就先有了自动化优先思维。然后,你会尝试使用RPA帮助同事优化业务流程,整个团队都会用上RPA,进而再扩展到整个部门。这样,整个部门都具备了自动化优先思维,慢慢的就会影响整个组织。

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

如果你是不会编程的业务人员却学会了如何应用RPA,那你就是平民开发者。

最近来也刚发布的《2021中国RPA开发者调研报告》中,这样描述平民开发者:

位于业务岗位、行政与财务等职能岗位、企业与组织管理岗位,共同点在于非 IT技术背景,但在日常工作中通过 RPA 软件实现了不同程度的办公自动化,推动所在企业实现自动化转型,甚至在业余为更多企业与个人提供 RPA 相关的服务。

可见,开发者多是企业的一线业务员工,大多热爱技术并掌握了自动化技能,并且能够熟练使用RPA开发机器人。

因为平民开发者既懂业务又能开发RPA机器人,所以他们才是RPA能够广泛应用的真正推进者。现在那些已经上线成百上千RPA机器人的组织,无一不是将一线员工培养成了平民开发者。

如果你的组织拥有多个平民开发者,并大量应用PRA机器人,也就意味着你的组织已经具备了自动化优先思维。

这种从个人应用到团队应用再普及到整个部门应用RPA的方式,我们叫作自下而上的自动化扩展方法。在组织中,自下而上的方法用以实现工作的长尾效应,这些员工根据个人需求而开发的自动化任务,大量长尾任务为组织的自动化提供了更多的机会,至少能够完成40%的自动化任务。

到底什么是自动化优先思维?与RPA有什么关系?

 

而另外60%的自动化任务,都是企业通过自上而下的方法进行实施的。自上而下的方法源自组织在贯彻自动化优先思维后的统一自动化战略,是自动化能够在组织中得以推广的重要保障。

自上而下与自下而上两种方法,对应于前面我们提到的设计思维与自动化思维。但对于遵从自动化思维的组织而言,设计思维同样也是用来服务自动化思维的。

设计思维与自动化思维双管齐下,就能保证自动化思维的彻底执行,进而成为自动化优先型的组织,实现全面自动化,数字化转型也就能够更有成效。

这,就是自动化优先思维的魅力所在。

 

【王吉伟频道,关注TMT与IoT,专注数字化转型、业务流程自动化与RPA。】